2011 yılında hayata geçirilen Elektronik Defter uygulaması, 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na (“TTK”) göre ticari defter tutma yükümlülüğü bulunan kişilerin, yevmiye defteri ve defter-i kebir defterlerini TTK ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nda (“VUK”) ticari defterler için öngörülen hükümlerinden bağımsız olarak elektronik ortamda kayıt altına almalarını sağlamıştır. Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasına imkan tanıyan e-Defter uygulaması, GİB tarafından yönetilen bir uygulamadır.
Düşük Maliyet
Fiziken defter tutmanın hem zaman ve personel hem de kırtasiye ve formalitelerden kaynaklı maliyetleri oldukça yüksektir. e-Defter uygulamasının sağladığı kolaylıklar neticesinde defterlerin tutulması için sarf edilen enerji ve zaman en aza indirilirken defterlerin kaydı ve muhafazası için harcanan kağıt ve fiziki arşiv alanından da tasarruf edilir.
Dahası, elektronik defterlerin birtakım şekil zorunluluklarından muaf olması nedeniyle noter tasdiki için ilave kaynak ayrılmasına gerek kalmaz.
Bu sayede, tasarruf edilen personel ve kaynaklar işletmenin diğer operasyonlarına aktarılarak etkinlik kazanımları elde edilirken doğayı korumak adına önemli bir adım atılmış olur.
Hızlı ve Doğru
Uygulamaya aktarılan kayıtların Gelir İdaresi Başkanlığından onaylı bir yazılım üzerinden uluslararası standartlara uygun formatta tutulması, mükelleflere ve uygulamaya katılan diğer kişilere hem pratiklik hem de standardizasyon kazanımlarını sağlar.
Fiziki defterlerdeki usulün aksine, defterler üzerinde uygulama aracılığıyla değişiklik yapmak ve gerektiği takdirde ilgili makamlara ibraz etmek son derece basit ve süratli hale gelir.
Ek olarak, işletmenin bilgi sistemine kaydedilen bilgilerin yeknesaklığı ve doğruluğu da bu sayede güvence altına alınır.
Güvenli
Dijital ortama taşınan kayıtlar mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edileceğinden güvenli bir ortamda saklanmış olur. Bu şekilde, defterlerde yapılacak değişiklikler ile ibraz süreçlerinin güvenliği de artırılır, zira bu tarz işlemlerin takibi elektronik kayıtlar üzerinden her an kolayca mümkün hale gelir.